Kennis en kunde bij opdrachtgevers helpt XSAGA Congressen, een nog jonge tak binnen XSAGA, groeien. Goed voorbeeld is Anita Nirandjan van het Ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening. ‘Een goede opdrachtgever laat zijn opdrachtnemer excelleren', stelt ze.
Ze zit al ruim vijftien jaar in het vak. Jaren van inhoudelijke ervaring én altijd open voor nieuwe ontwikkelingen. En ze vond het ook altijd belangrijk zichzelf te ontwikkelen.
Deze combinatie maakt dat Anita Nirandjan, projectleider Dag van de Ruimtelijke Ordening bij het Ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening, met kennis van zaken kan kijken naar de organisatie van congressen en conferenties. En wat haar betreft begint alles met het duidelijk voor ogen krijgen wat het doel is.
“Het algemene doel is bij ons vaak hetzelfde: informatie uitwisselen. Interessanter is het specifieke doel. Daarover moet je goed nadenken, met anderen sparren en zo helder mogelijk formuleren. Lukt dat, dan kun je de juiste inhoudelijke keuzes maken.”
Het budget is een bepalende factor, maar voor Nirandjan is een scherp geformuleerd doel dé sleutel. “Als je het doel helder hebt kun je beter inschatten of je voor een congres kiest, een conferentie, of misschien juist een festival. Een duidelijk geformuleerd doel maakt de invulling direct functioneler. Als een doel juist niet met een live event is te behalen, moet je dat ook niet willen.”
Bijzonder moment
Werken voor een ministerie geeft een extra dimensie. Een deel wordt bepaald door de politiek.
Met nieuwe verkiezingen komen er nieuwe ministers. Zo werd Hugo de Jonge van het CDA opgevolgd door Mona Keijzer namens de BBB. Op het ministerie worden dan inhoudelijk andere accenten gezet.
Toen Nirandjan vijf jaar geleden begon aan deze functie bij Ruimtelijke Ordening startte ook net de beginfase van een nieuwe Nota Ruimte. Deze lange termijnvisie voor Nederland maakte het een inhoudelijk interessant proces. “Een belangrijk onderdeel was telkens de volgende fase van de Nota presenteren. Dit jaar, hopelijk in het najaar, is de Nota Ruimte af en mogen wij deze netjes opleveren. Hoewel ik niet inhoudelijk betrokken ben is dat ook voor mij een bijzonder moment.”
Concrete oplossingen
Door de vele congressen en conferenties die zij de afgelopen jaren organiseerde weet Nirandjan goed wanneer ze in haar opzet is geslaagd: namelijk met het concreet bereiken van de deelnemers.
“Ik probeer altijd vanuit hun kant te denken”, zegt ze. “Voor mij is het belangrijker om de honderd, of soms vijfhonderd man die op een event afkomen iets mee te geven waardoor ze in hun werk een extra slag kunnen maken. Een beter netwerk of juist het aandragen van oplossingen voor een concreet probleem waar zij tegenaan lopen. Inhoudelijk moet het event aansluiten op hun wensen, en niet andersom.”
De manier om dat voor elkaar te krijgen is volgens Nirandjan even eenvoudig als lastig.
“De kracht zit in de juiste mensen naar jouw event krijgen”, zegt ze. “Daarvoor is stakeholders management van groot belang. Jammer genoeg krijgt dat vaak te weinig aandacht. Als je niet weet wie gaat komen, dan kun je zomaar inhoudelijk de verkeerde keuzes maken.”
Kritische deelnemers
In de afgelopen jaren heeft zij daar ook last van gehad. Tegelijkertijd waren de minder geslaagde events ook weer leerzaam.
“Wat zo mooi is aan een event, is dat je kwaliteit van de workshop altijd terugziet in wat deelnemers ervan meenemen en teruggeven aan de organisatie. Als je het niet goed voor elkaar hebt op jouw afdeling en denkt dat je freewheelend even een powerpointje kunt afdraaien, dan zie je dat direct terug in de reacties. Veel mensen gaan daar niet goed op. Dat is echt passé.”
In die zin kan een congres of conferentie een confronterende spiegel zijn. Ze heeft dat de afgelopen jaren ervaren: zeker ook in positieve zin.
Nirandjan juicht een kritische houding van deelnemers toe. De visie van de overheid kan nog wel eens last hebben van een ‘ivoren toren’-perspectief. “Correctie is zeer welkom. Kritische deelnemers maken ons beter.”
Dat geldt zeker voor inhoudelijke workshops. Lastiger is een plenair gedeelte van een event, omdat de focus op één bepaalde doelgroep dan ontbreekt. “Daar moet dan, wat ik altijd noem een beetje magie plaatsvinden. Dat kan door een goede spreker. Er moet in elk geval iets van symboliek plaatsvinden op het podium. Verschillende doelgroepen moeten in hun hoofd én in hun hart geraakt worden. Ze moeten allemaal het idee hebben: dit gaat over ons. Dit is echt tof.”
Lange termijn relatie
Nirandjan kan niet altijd een producent inhuren, maar bij het creëren van deze magie kan dat belangrijk zijn. Ze gaat bij voorkeur een lange termijn relatie aan met producenten die haar op hoofdlijnen goed begrijpen.
“Ik heb dan iemand nodig die in mijn hoofd kan kruipen. Als dat lukt, kun je op andere onderdelen gaan spelen. Uiteindelijk betaalt wederzijdse vertrouwen zich op de lange termijn altijd uit.”
“Het klinkt misschien gek: maar ik wil dat producenten aanvoelen als directe collega’s. Mensen die het alleen doen om het geld probeer ik te vermijden. Soms heb ik bureaus waarvan ik denk: serieus moest er nog een arm en een poot uit? De samenwerking is dan direct voorbij.”
Praten als Brugman
Met XSAGA heeft ze een langdurige en prettige samenwerking. De gezamenlijke productie van een kennis-conferentie in 2023 werd zelfs beloond met de Gouden Giraffe Award in de categorie Congressen en Kennis-events. Deze prijs gaat naar de producent; in dit geval dus XSAGA. Toch is een stukje van de award ook van haar.
“Ik heb collega’s ervan moeten overtuigen met XSAGA in zee te gaan. Zij dachten in termen van een scherm, een beamer en een broodje, en niet zozeer in de vertaling van een bepaalde symboliek tijdens het congres. Ik heb moeten praten als Brugman, maar uiteindelijk was iedereen zeer tevreden met de keuze.”
“Persoonlijk was ik blij met de verbinding die wij wisten te maken. Ik zei: ‘ik wil de mensen raken. Ze moeten in de zaal zitten en verwonderd worden, verrast door de magie die op het podium wordt gecreëerd. En dat ze dat gevoel de rest van de dag meenemen.’ Dat hebben we ook echt waargemaakt die dag.”
De Dag van de Ruimtelijke Ordening
Destijds heette het kennis-evenement nog de Nationale Omgevingsvisie-conferentie (NOVI).
Het was minister Hugo de Jonge die pleitte voor de andere naam: De Dag van de Ruimtelijke Ordening. Een goede keuze, vindt Nirandjan. Duidelijker en een naam die recht doet aan de vele onderwerpen die onder ruimtelijke ordening vallen.
“Cultureel Erfgoed en defensie horen er bijvoorbeeld ook bij. Juist op zo’n dag komen de samenwerkingen met andere (mede)overheden en onze partners naar voren.”
De samenwerking met XSAGA ervaart zij als speciaal. Bij elk evenement wordt geprobeerd te leren van het verleden en er tegelijkertijd een nieuwe draai aan te geven. Zo wordt het elke keer weer anders, waarbij ook ruimte is voor andere bureaus.
“Ik vind het belangrijk om eerlijk en direct te communiceren”, zegt ze. “Op die manier kun je elkaar uitdagen en inspireren. Ik geloof heilig in die wisselwerking. Met een open mindset kun je als opdrachtgever een producent laten excelleren én tegelijkertijd jezelf ontwikkelen.”
‘Bij plenaire sessies moeten verschillende doelgroepen in hun hoofd én in hun hart geraakt worden’
‘Het klinkt misschien gek: maar ik wil dat producenten aanvoelen als directe collega’s’
